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Un relevé de banque dans la cuisine, une facture dans le salon, une ordonnance dans l’entrée… Si ranger ses papiers s’apparente à une corvée, décomposez : organisez le classement pour qu’il se fasse en plusieurs fois et sans douleur, plutôt qu’en une fois à contrecœur.
Selon vos habitudes, votre sens de l’organisation et votre efficacité, établissez un, deux ou trois niveaux de tri pour ranger vos papiers à mesure que vous les recevez. Autrement dit, choisissez de les ranger directement au bon emplacement, de les rassembler en les triant par catégories avant de les ranger dans leur emplacement final ou de les rassembler en vrac en un endroit pour ensuite les trier par catégories et les ranger au bon emplacement.
Voici comment ranger ses papiers efficacement et retrouver ses documents en toutes circonstances !
1. Rassemblez les papiers à ranger au même endroit
Si vous avez tendance à laisser traîner vos papiers ou êtes constamment pressé(e) par le temps, optez pour trois étapes de rangement. La première consiste simplement à rassembler les papiers à l’endroit où vous laissez habituellement traîner ledit courrier.
La seule règle est d’ouvrir le courrier dès réception et de rassembler les papiers à ranger. Ne les posez pas n’importe où en pensant vous en occuper plus tard. Il suffit donc de déterminer le bon endroit où stocker vos papiers, en attendant de les trier puis de les ranger.
- Placez une bannette, une boîte, un range-magazines, un panier ou n’importe quel rangement à cet endroit : dans l’entrée, dans le salon, dans la cuisine...
- Dans tous les cas, choisissez un rangement qui s’intègre à votre intérieur et qui soit pratique. Évitez la boîte à couvercle si vous avez tendance à ne jamais refermer les couvercles !
- Lorsque vous recevez un courrier, ouvrez-le, parcourez-le et glissez-le aussitôt dans la boîte ou la bannette, s’il ne nécessite pas d’être immédiatement traité.
- Une fois par semaine ou tous les quinze jours, selon le volume, passez à l’étape suivante.
Bon à savoir : attention, ranger ses papiers ne concerne que les documents non urgents. Pour les courriers nécessitant une réponse ou les factures en attente de règlement, il est indispensable de les ranger aussitôt dans une bannette dédiée sur le bureau ou dans l’entrée pour les traiter rapidement.
Astuce : vous pouvez remplacer la boîte par un classeur. Lorsque vous passerez à l’étape suivante, vous pourrez ranger les papiers non essentiels et laisser dans le classeur les documents importants de l’année en cours. Vous disposerez ainsi d’un classeur rassemblant tous les papiers essentiels à portée de main, des relevés de compte aux bulletins de salaire.
2. Triez les papiers à ranger par catégories
Si votre réflexe est d’ouvrir le courrier avant de l’empiler sur le bureau, et non de le laisser traîner n’importe où, supprimez la première étape et passez directement à celle-ci. Dans le cas contraire, videz la bannette où vous rassemblez les papiers avant de poursuivre.
- À l’endroit où vous rangez vos documents administratifs, par exemple dans le bureau, prévoyez une bannette à étages ou un trieur.
- Étiquetez chaque compartiment de la bannette ou du trieur par catégorie : la plupart du temps, « banque », « impôts », « logement », « travail », « famille », « santé », « assurances », « véhicule(s) ».
- Triez les papiers par catégories, puis glissez-les dans le compartiment approprié.
- Une fois par mois ou par trimestre, selon le volume de documents, passez à l’étape suivante.
3. Archivez les papiers triés
Pour les plus organisés, il est possible de ranger vos papiers directement avec la troisième étape. Elle vous oblige, cependant, à ouvrir les boîtes ou classeurs à chaque réception ou impression de document et est rarement respectée. Mieux vaut ranger rapidement au jour le jour, en gros ou par catégorie, puis procéder à un rangement de fond une fois de temps en temps.
- Prévoyez, à l’endroit où vous rangez vos papiers (bureau, placard…), un rangement pour chaque catégorie : les classeurs sont généralement privilégiés, plus pratiques à feuilleter et à déplacer. Si vous le préférez, vous pouvez choisir des boîtes ou des classeurs à tiroirs.
- Étiquetez chaque classeur en reprenant les mêmes catégories que le trieur ou la bannette.
- Ajoutez des intercalaires pour diviser les sous-parties si besoin.
- Rangez chaque catégorie de documents dans le bon rangement.
Astuce : si vous avez choisi des classeurs, perforez les documents au préalable.
4. Allez plus loin dans le classement
Si vous en avez la patience, triez le contenu de chaque classeur en sous-catégories. Celles-ci n’ont rien d’indispensable pour une correspondance épisodique, mais peuvent vous permettre de retrouver un document plus vite : par exemple, relevés de compte, prêts, talons de chèque et correspondance pour le classeur « banque » ; sécurité sociale, mutuelle, examens et ordonnances pour le classeur « santé », etc.
Dans la mesure du possible, conservez les documents par date dans chaque catégorie ou sous-catégorie, des plus anciens aux plus récents.
- Utilisez des intercalaires pour séparer les années et/ou les sous-catégories.
- Rangez les documents importants ou hors format (acte d’état civil, livret de famille…) dans des pochettes plastiques perforées.
- Prévoyez une boîte supplémentaire pour les radiographies, souvent plus grandes que les boîtes ou classeurs.
- Faites-vous plaisir côté décoration ! Imprimez vous-même de jolies étiquettes pour vos boîtes, classeurs, intercalaires… Vous trouverez de nombreux modèles à imprimer en ligne, gratuitement.
- Tous les ans, 5 ans ou 10 ans, ou en cas de déménagement, faites un tri dans vos papiers et jetez ceux qui ne nécessitent pas d’être conservés. Archivez ceux des années passées dans des boîtes, si vous le souhaitez, pour libérer les classeurs. Dans ce cas, étiquetez correctement les boîtes en indiquant les catégories et années archivées.
Astuce : n’imprimez pas inutilement les documents… Pour les fichiers numériques, téléchargez-les et archivez-les dans des dossiers, sur votre ordinateur. Reproduisez exactement le même classement que pour vos classeurs, avec un dossier et des sous-dossiers. Si vous le souhaitez, scannez également les documents papier les plus importants, puis sauvegardez votre dossier en ligne sur des sites sécurisés. Vous pourrez y accéder n’importe quand et n’importe où et retrouverez vos papiers en cas de sinistre ou d’incendie.